【Excel】数えるのが面倒な時はCOUNT関数で時間短縮を。

ポチポチ内職をしていたら定例会議資料作成の依頼が突如舞い込んできました。

それも「辞めた前任者が作ったフォーマットが見慣れているので変更はせずそのままで」と指示付きで。

「入力だけだから余裕でしょ！」と言われ安請け合いしたのですが、明けてビックリ玉手箱。マクロや関数一切なしの完全手打ち入力。

こういう面倒でありがちな依頼は避けては通れないもんですかね…

とりあえずCOUNTIF関数使ってみたら2時間くらいの工数が10分もかからなくなったので記事にします。

◆数えるのが面倒なのでCOUNIF関数使ってみる

　=COUNIF(W4:W500,"XXX")

これを数値を入れたいセルに入力してあげれば万事OK。

上記では「W4:W500」がセルの範囲、「"XXX"」が条件となっております。

要は「W4～W500の範囲の中に"XXX"はいくつある？」ってExcelさんに聞いているだけです。

なので表示させたいセルに「=COUNIF(W4:W500,"XXX")」入れておいてあげれば数える手間がなくなり、かつ正確な数が反映される…と。

作る手間はかかるけど毎週なのか毎月なのか、なんだかんだで定期的にやる作業ならあとでお釣りがきます。

◆どんなもんかやってみる

こんな感じです。

数えるの面倒ですよね。適当に入力したのですが「1」はどうやらきり良く「10個」でした。

確認のために目視で確認してみるとやっぱり「10個」です。

試しなので小さい範囲ですが、これが1000、2000となってくると気が狂いそうになります。

合っているのかも自信ないし…

◆動作確認したし作成開始

動作確認をしておかないと自分が想定している期待値が本当に返って来ているのか分からずとても不安。

せっかく手抜きもとい効率化ができるのに間違ってちゃ目も当てられないですもんね。

ということで定例会議資料とやらを作ってやろうじゃないか。

 

<条件>

・フォーマットを作り変えてはならない。

フォーマットというかレイアウト？

ようは見た目を変えるなよと釘を指されたわけで、何を仕込もうが問題はない。

なんなら印刷した際にこれまでと同じ見た目ならOKということでしょう。
弊社の年寄りのお偉いさんはデータよりも紙で見るからな。

PCもタブレットも何のために持っているんだと毒付きたくなる気持ちは抑えましょう。だって雇われサラリーマンだもの。

<作業内容>
(Excel)データ一覧Aに入力されている件数を条件別に(別のExcel)表Bへ件数を入力する。

当たり障りのない言い方をすると営業マンが何をどのくらい売っているのかを表にしてくれと。

なんというか、ザ・ありきたりというかベタというか。

ただ件数を見ると500弱。条件別にすると2000～3000くらいに膨れそう。

こんなの手入力していたのかと思うと前任者辞めたの気が滅入ったんじゃないかと勝手に想像してしまう。

ということで

1.改行プレビューで印刷範囲を限定

↓

2.印刷範囲外に月別の欄を設ける

↓

3.営業マン毎のセルに「=COUNIF(W4:W500,"XXX")」を仕込む。
→月毎に仕込むからここが一番シンドイ。XXXはシリアルであろうIDを使わせてもらう。

↓

4.一覧Aをフィルターで拾いたい条件に絞り込みコピーして項番2で作成した欄に貼り付け

↓

終了！

念の為、前月・前々月の分も試してみる。

手入力で作成された紙ベースの資料を拝借し確認してみる。うん、一致。

というか前任者すごいな、この件数手入力で漏れなくやっているよ…真似できない。

毎月これやることを考えただけでお腹痛くなる。

その他のシートにも形式は若干違えど同様に仕込んだので一覧からの引用に関してはこれでOKかと。

◆まとめ

マクロで組めればもっとラクなんだけどなぁと思いつつ軽く2時間はかかるであろう作業が10分くらいで済むようになりました。

世間で時短時短と騒がれている昨今、取り残されないようにしたいものです。

再び自由時間を手に入れたので今日もポチポチ内職します。