【Excel】単純繰り返し作業はマクロの記録と実行でやっつけよう

「また雑用(データ入力)任せられたよ…」

「こんなの誰でも出来るじゃん…」

「そのくせ時間はかかるんだよなぁ…」

事務系のお仕事をしている人は身に覚えがあると思います。
営業さんも顧客管理や実績などで経験しているかもしれません。

「Excelとかよく分かんないのにマクロとか更に分からない…」

「事務(営業)だからマクロなんて使えなくても問題ない。」

なんてことも言ってられない今日この頃。

労働時間に対して企業もシビアになり、時短時短と言われ仕事が終わっていないのに社内に残れず仕方なく持ち帰って仕事…

持ち帰って仕事してもその時間の給料なんぞ1円も発生しないことを思うとやる気も出ない…

それなのに仕事量は変わらず人は増えず…

残念ながら愚痴っても仕事は減らないし人も増えないのでやり方を変える、もしくは工夫するしかないです。

前置きが長くなりましたが、今回はそんな人(Excel繰り返し作業)は恩恵を受けられそうなマクロの記録と実行について書きたいと思います。

せっかく会社が帰って良いよって言ってくれてるんだからサクッと仕事終わらせて美味しい行きましょうよ。

目次

◆VBAが分からなくても出来るマクロの記憶

VBAってなんのこっちゃって人でもExcelには便利な機能が付いていてボタンをカチカチするだけでマクロが使えちゃいます。

言葉では分かりにくいと思うので例を使ってどれだけラクになるのか見てみましょう。

◆「次の一覧を順位順に並び替えて下さい」

例えば次の表があって、それを順位順にして一覧を作らなければならない。

やり方は色々あるかと思いますが、次の手順で行うとします。

1.「名前」と「得点」を全てコピー

↓

2.順位順一覧(になるもの)貼り付け

↓

3.「ユーザーの設定で並び替え」で優先されるキーを「得点」にし「降順」を選択する

Excelに触ったことがある人ならなんてことない操作だけど、

これを毎日やるとしたら？

ファイル数が10個も20個もあったら？

データが送られてくるたびにやらなければならないとしたら？

考えただけでダルいですよね。

でもボタン一発で終わるならどうでしょう？

◆マクロに記録をさせてみる

マクロの記憶って何なのさ…ということでザックリ説明すると、

普段行っている動作をマクロとして記録させる

ということです。

1.「マクロの記録」を押下(記録するマクロの名前を付ける)

↓

2.「名前」と「得点」を全てコピー

↓

3.順位順一覧(になるもの)貼り付け

↓

4.「ユーザーの設定で並び替え」で優先されるキーを「得点」にし「降順」を選択する

↓

5.「記録終了」で終了

あとは開発タブの「挿入」からボタンを作り、そのボタンに記録したマクロを付けてあげれば完了。

イメージしてもらうだけなので詳細は割愛させてもらいましたが、一度作ってしまえば今後はそのボタンを一回押せば得点順の作成は終わります。

3ステップかかっていたのが1ステップで片付けば時間にも余裕が出来ますよね。

◆フォーマットが決められてしまっている

Excelのフォーマットが決められてしまっていて勝手に仕様を変更できない…という場合でも一工夫すれば問題なし。

例えば

1.決められたフォーマットのファイル(A)をコピー

↓

2.コピーしたフォーマット(B)にマクロを組み込む

↓

3.AのデータをBに貼り付けマクロを実行

↓

4.Bで作られたデータをAにコピーして戻す

フォーマットの仕様が変わらない限り作ったB(マクロ)ファイルは1度作ってしまえば以降コピペだけで済みます。

◆まとめ

ここまで読んで頂いてマクロを普段使っている人にとっては「何を今更…」と思われたかもしれません。

僕もそう思います。なんならちょっと得意気な雰囲気になっちゃって更新するか悩んだくらい。

今(2017/6/16)の車ディーラーな勤め先でビックリするくらいExcelが出来ない人が多く、

もしかして需要あんのかな？

と思い書き始めたのですが、そもそもそういう人は多分勉強してどうこうしないんだろうなと途中で気付いたりもして…

もし万が一、Excelを使っているのに無駄な単純かつ繰り返し作業をしている人の目に止まり少しでも役立ったなら幸いです。