【Excel】単純繰り返し作業はマクロの記録と実行でやっつけよう
「また雑用(データ入力)任せられたよ…」
「こんなの誰でも出来るじゃん…」
「そのくせ時間はかかるんだよなぁ…」
事務系のお仕事をしている人は身に覚えがあると思います。
営業さんも顧客管理や実績などで経験しているかもしれません。
「Excelとかよく分かんないのにマクロとか更に分からない…」
「事務(営業)だからマクロなんて使えなくても問題ない。」
なんてことも言ってられない今日この頃。
労働時間に対して企業もシビアになり、時短時短と言われ仕事が終わっていないのに社内に残れず仕方なく持ち帰って仕事…
持ち帰って仕事してもその時間の給料なんぞ1円も発生しないことを思うとやる気も出ない…
それなのに仕事量は変わらず人は増えず…
残念ながら愚痴っても仕事は減らないし人も増えないのでやり方を変える、もしくは工夫するしかないです。
前置きが長くなりましたが、今回はそんな人(Excel繰り返し作業)は恩恵を受けられそうなマクロの記録と実行について書きたいと思います。
せっかく会社が帰って良いよって言ってくれてるんだからサクッと仕事終わらせて美味しい行きましょうよ。
目次
◆VBAが分からなくても出来るマクロの記憶
VBAってなんのこっちゃって人でもExcelには便利な機能が付いていてボタンをカチカチするだけでマクロが使えちゃいます。
言葉では分かりにくいと思うので例を使ってどれだけラクになるのか見てみましょう。
◆「次の一覧を順位順に並び替えて下さい」
例えば次の表があって、それを順位順にして一覧を作らなければならない。
やり方は色々あるかと思いますが、次の手順で行うとします。
1.「名前」と「得点」を全てコピー
↓
2.順位順一覧(になるもの)貼り付け
↓
3.「ユーザーの設定で並び替え」で優先されるキーを「得点」にし「降順」を選択する
Excelに触ったことがある人ならなんてことない操作だけど、
これを毎日やるとしたら?
ファイル数が10個も20個もあったら?
データが送られてくるたびにやらなければならないとしたら?
考えただけでダルいですよね。
でもボタン一発で終わるならどうでしょう?
◆マクロに記録をさせてみる
マクロの記憶って何なのさ…ということでザックリ説明すると、
普段行っている動作をマクロとして記録させる
ということです。
1.「マクロの記録」を押下(記録するマクロの名前を付ける)
↓
2.「名前」と「得点」を全てコピー
↓
3.順位順一覧(になるもの)貼り付け
↓
4.「ユーザーの設定で並び替え」で優先されるキーを「得点」にし「降順」を選択する
↓
5.「記録終了」で終了
あとは開発タブの「挿入」からボタンを作り、そのボタンに記録したマクロを付けてあげれば完了。
イメージしてもらうだけなので詳細は割愛させてもらいましたが、一度作ってしまえば今後はそのボタンを一回押せば得点順の作成は終わります。
3ステップかかっていたのが1ステップで片付けば時間にも余裕が出来ますよね。
◆フォーマットが決められてしまっている
Excelのフォーマットが決められてしまっていて勝手に仕様を変更できない…という場合でも一工夫すれば問題なし。
例えば
1.決められたフォーマットのファイル(A)をコピー
↓
2.コピーしたフォーマット(B)にマクロを組み込む
↓
3.AのデータをBに貼り付けマクロを実行
↓
4.Bで作られたデータをAにコピーして戻す
フォーマットの仕様が変わらない限り作ったB(マクロ)ファイルは1度作ってしまえば以降コピペだけで済みます。
◆まとめ
ここまで読んで頂いてマクロを普段使っている人にとっては「何を今更…」と思われたかもしれません。
僕もそう思います。なんならちょっと得意気な雰囲気になっちゃって更新するか悩んだくらい。
今(2017/6/16)の車ディーラーな勤め先でビックリするくらいExcelが出来ない人が多く、
もしかして需要あんのかな?
と思い書き始めたのですが、そもそもそういう人は多分勉強してどうこうしないんだろうなと途中で気付いたりもして…
もし万が一、Excelを使っているのに無駄な単純かつ繰り返し作業をしている人の目に止まり少しでも役立ったなら幸いです。
【VBA】はじめる前のExcelの設定
早速自動化して仕事をラクにしよう!と張り切りたいところだけど、どっこい物事には順序というか準備というものが必要なので少々待たれい。
準備といっても直ぐに終わるので身構えずに聞いて欲しい。
ではいってみよう!
目次
◆ファイルの保存形式を変更する
拡張子
Excelの拡張子にはいくつか種類が存在するんだけれども、大体見かけるのは次の3つ。
*.xlsx
これはExcel2007以上のExcelブック形式
*.xlsm
これはExcel2007以上のマクロ付Excelブック形式(これにするよ)
*.xls
最近見かけることが激減した理由は2014年4月にOffice2003製品のサポートが終了したことだと思うのだけど、年季の入った企業で且つITに滅茶苦茶疎い企業だとこの拡張子が飛び出すので一応記載。
◆手順
1.Excelを起動
↓
2.「ファイル」→「オプション」→「保存」を選択
↓
ファイルの保存形式を「Excelマクロ有効ブック(*.xlsm)」にしてOKを押下
◆「開発」タブの表示
Excelの初期状態では「開発」のタブが表示されていないので、まずは表示させてあげる。
◆手順
1.「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」を選択
↓
2.メインタブの中にある「開発」にチェックを入れてOKを押下
これで「開発」が表示されるようになって、マクロの記録や挿入などの機能が表示されるようになるのです。
「表示」タブの中にも記録とかはあるんですけど
これっぽっちなので。
◆まとめ
「Excelのファイルの保存形式を変える」「開発タブを表示させる」
これでExcelの準備は終わり。
これだけでも出来ることはあって、例えば画像のようなよく見かけるExcelのシート内にボタンがあるやつ。
設置されているボタンを押下すると「決められた範囲が自動で消せる」とか「自動でデータを抽出して一覧にしてくれる」とかVBA勉強しなくても実は「マクロの記録」だけでイケる。
Excelをよく知らない人相手ならこれだけでドヤ顔できます。
ただ記録したマクロにもコードがあって、「指定の範囲(A1~A16)を消す」というものであれば
<コード>
Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
'
'
Range("A1:A16").Select
Selection.ClearContents
End Sub
こんな具合になってます。
ただ例えば何らかの変更があって、
表の項目が増えて消す範囲が変わった
なんてことがあった際、一からマクロを記憶させ直すのって手間ですよね。
前述したような簡単なものであればそれも手ですが複雑なもの記録し直すのは大変。
そもそも使っているツールの開発者が実は退職していてボタンを押したらどういう動きをして一覧に表示しているのか分からない…
なんていうこともあるかもしれない。
「そういえば彼(あなた)はExcelでツールを作っていたから聞いてみよう」
とかいう素敵な展開になったらドヤ顔ももれなく青ざめるのできちんと勉強しておくことをオススメします。
ここでサラッとVBE開いてコードをサクサクっと直せたらカッコイイですよね。
【Excel_初心者用】グラフの挿入について
表が作れたら今度はグラフを挿入してみましょう。
oyajinokakurega.hatenablog.com
文字の羅列だと見にくいこともあるのでグラフを挿入し、より分かり易いものを作れるようになりましょう!
これまでの復習も兼ねて一から作っていきましょう。
※面倒な人は目次から「グラフの挿入」に飛んで下さいね
ではいってみよう!
目次
◆細かい調整が出来るようセルのサイズを変える
個人的な好みの話なので面倒な人はそのままでも良いかと思いますが、僕はセルを方眼状にして作業をするのが好きなので画像のようなセルのサイズにしました。
<やり方>
1.シート内のセルを全選択する
列Aと行1の間(左上角をクリック)もしくは「Ctrl + A」で出来ます。
2.書式を変更する
「(メニューバー)ホーム」→「(ツールバー)書式」→「列の幅」→「1.63」で完了です。
◆表を作成する
方眼上にしているのでかなり小さいです。
セルを結合しても良いのですが、今回はグラフを作成するので結合しているとグラフの範囲選択で面倒が起きかねないので幅を微調整しながら作っていきましょう。
数字を入力したら罫線を追加してあげて表にしちゃいましょう。
見やすいように色も変えておきましょうか。
こんな感じで良いでしょうか。
◆グラフを挿入する
下ごしらえが終わったのでグラフを挿入します。
まずはグラフにしたい箇所を範囲選択します。
範囲選択をした状態のまま、「挿入」→「グラフ」を選択します。
Excelのverによっては「グラフの挿入」となっている場合がありますがお気になさらず。
そして今回はExcel2013を使っているのでとっても便利なプレビュー付。
今から挿入しようとしているグラフがどんな形で表示されるのかを教えてくれます。
画像は棒グラフを選択した場合ですが、今回僕は折れ線グラフで見たいのでそちらを選択し挿入してみます。
できました!
「計画」に対して「実績」が全然達成できていないことが一目瞭然で分かるようになりましたね。悲しいことに。
◆グラフのレイアウトを整えてあげる
ここからは好みの問題なので思い思いに仕上げてみて下さい。
とりあえずグラフタイトルを入力します。
系列は元々編集するのが面倒だったので表の項目名を使いたかったので今回は変更せず「計画」「実績」とします。
グラフに味気がないなぁ…という人は上記のようなレイアウトや下記のようなレイアウトなど色々あるのでお好みでどうぞ。
僕はExcel2007に送ったりすることがよくあるのでレイアウトに互換性がなくファイルが壊れたりしたら嫌なので戻しましたけど。
◆まとめ
はじめは時間がかかるかもしれませんが慣れればサクサク出来るようになるので数をこなしてみて下さい。
上記の表やグラフであれば5分もかからないです。
というか関数やマクロを仕込むのに時間がかかるので枠組みはササッと片付けたいものです。
なので職場や学校で資料作成の話があればチャンスと思い飛び付きましょう。
そういう機会がなければ自分で管理したい数字を作ってしまいましょう。
僕はポイントサイトのポイント管理などに表を使っています。
いついくら稼いで、いつ換金の依頼をかけて、いつ有効期限が切れるのか…など、既存のアプリでは管理しきれないので自分で管理しやすいように作ってます。
特に複数登録しているとどこがどれだけ効率よく稼げているのか把握出来ず、効率の悪いサイトに注力してしまうこともあるかもしれません。
って、話が逸れましたが数字の管理はどこにでも転がっている話なのでいくらでも練習はできるかと思います。
これはExcelに限った話ではないんですけど、結局のところ手を動かさなきゃ身に付かないんです。少なくとも僕みたいな凡人には。
今後は関数やVBAに触れていきたいと思いますので興味がある方はまた読みに来てもらえれば嬉しいです。
ではでは。
【Excel_初心者】罫線を使って表を作成する
Excelで一覧などの表は使用頻度が高いものの一つかと思います。
表と言ってもセルの周りに線を付けてあげるだけなので特に難しい操作はしません。
表が作れるようになるとグラフの挿入などにも繋がってくるので(表がなくてもグラフは作れますが…)是非覚えておきましょう。
それではいってみよう。
目次
◆罫線を引く
罫線を引きたいセルを選択し(範囲選択でも良いです)、右クリックして「セルの書式設定」もしくは「Ctrl + 1(!)」のショートカットでセルの書式設定を開きます。
「スタイル」から好きな線を選択し、「プリセット」もしくは手動で「罫線」を引きたい箇所をクリックしていきます。
はじめのうちは外枠はプリセットでサクッと罫線を引いてしまい、内側は様子を見ながら(表が見やすいように)手動で調整をするのがオススメです。
◆実際にやってみる
罫線が引かれていない表です。
セルの区切りがあるのでこれでも見ることは出来ますが、印刷した際にはセルの区切りは表示されないので文字の羅列となりとても見にくくなります。
ということで上記の一覧を前述した罫線の引き方でやってみましょう。
こうなりました。
見やすくなりましたね!
◆罫線の色を変えたい
黒い線は嫌だ!
という人もご安心なされ。
「セルの書式設定」→「罫線」→「色(C)」で好きな色に変更することができます。
◆まとめ
これで表(枠組み)を作ることが出来るようになりました。
表が作れると一気にExcelっぽくなりますよね!
SUMなどの関数を合計などの欄に入れてあげればよりそれっぽくなるかと思います。
さて、次はグラフの挿入について書き、そこで【Excel_初心者用】は一段落とさせてもらいます。
以降は関数やゆくゆくはVBAについて書いていきたいと思いますので興味のある方はまた読みに来てください。
【Excel_初心者向け】行や列、図形の挿入と削除
表を作っていたら追加したい項目が…
逆に不要になった項目が…
はたまた図形を追加したい…
ということで今回は挿入と削除です。
早速いってみよう!
目次
◆行や列の挿入と削除
1.挿入
追加したい行番号を選択し、右クリック「挿入」を選択して終了です。
列も同様で、追加したい列番号(アルファベット)を選択し、右クリック「挿入」で追加できます。
2.削除
挿入同様、削除したい列(行)を選択し、右クリック「削除」を選択して終了です。
◆行や列の範囲選択、複数選択
セルの範囲選択、複数選択とやり方は同じです。
oyajinokakurega.hatenablog.com
範囲選択の場合であれば
「行(列)番号をクリックしながらドラッグ」もしくは「行(列)番号を選択しShiftを押しながら方向キー(←↑↓→)」
複数選択の場合であれば
「Ctrl + 行(列)番号をクリック × 選択したい行(列)及びセル」
◆図形の挿入
メニューバーの「挿入」タブを選択し「図形」をクリックします。
すると沢山の図形が出てくるので使用したい形を選択します。
選択後、カーソルが「+」となるのでクリックしながらマウスを動かすと選択した図形が出てきます。
図形を右クリックし「図形の書式設定」を選択すると、選択した図形の色や濃度、線の太さなど色々と調整できるので遊んでみて下さい。
また、右クリックし「テキスト編集」を選択すると図形の中に文字入力をすることができます(画像図形右下)。
図形の書式設定で線と塗りつぶしを無くし、テキスト入力すればセルを無視して好きなところに文字を表示させることもできるので資料作りでは時々使ったりします。
(どちらかというとパワポでグループ化して使用することの方が多い気もしますがやり方は基本的に同じ)
図形はコピーすることが可能なので同じ大きさの図形が複数欲しい場合はセルのコピーと同様(右クリックもしくはCtrl + C)からの貼り付け(右クリックもしくはCtrl + V)で量産しましょう。
◆おまけとまとめ
入力はもとよりコピーや挿入、削除などの作業の中で
「あ、今の消さなくて良かったんだ…!」
ということが往々にしてあると思います。やり直すの面倒ですよね。
ただExcelは便利なもので作業を戻すことが出来ます。それがExcelの左上にある矢印マーク。
この矢印(左)を押すと戻ります。1回押すごとに1つ前の作業に戻ります。
ただ、
「あ、今の消して良かったんだ…!」
ということも往々にしてあるわけで(だって人間だもの)、その場合は矢印(右)を押してあげると1つ前の作業に進みます。
ただやっぱりマウスを使うのは面倒だったりするので
「Ctrl + Z」で「1つ前に戻る」
「Ctrl + Y」で「1つ前に進む」
なのでこちらを覚えておくと良いかもしれません。
ここまでの【Excel_初心者用】で基本的な入力は大体出来るようになったかと思います。直近で「罫線を使って簡単な表作成」と「グラフの挿入」について書きたいと思いますので興味のある方はお待ちしてます。